PRÉPARER

1. S’inscrire sur la Passerelle des Concertations – Vous avez réussi puisque vous êtes ici !
2. Commencez la création d’une page dédiée à votre Concertation des États membres à partir de laquelle vous pouvez commencer à inviter des soutiens et vous familiariser avec la Zone de Participation.
3. Participez à une session de formation pour les Coordonnateurs de Concertation des États membres.
4. Définissez le thème et le titre de votre Concertation pour le Sommet (reportez-vous à la page 12 du Manuel de Référence, puis cliquez ici pour en savoir plus sur l’importance des systèmes alimentaires et visitez le site UN Food Systems Summit pour accéder aux informations les plus récentes des Pistes d’Action et du Groupe scientifique indépendant).
5. Invitez votre Animateur de Concertation à partir de la page dédié à votre Concertation des États membres (sous l’onglet « Gérer les invités ») et demandez-lui de s’inscrire sur la Passerelle pour consulter les documents et s’inscrire à une session de formation des Animateurs et des Facilitateurs dès que possible.

ANNONCER

• Les seules informations nécessaires pour annoncer votre Concertation sont le Titre de de la Concertation, les informations relatives au Coordonnateur, la date et l’heure. Ces informations peuvent être modifiées ultérieurement.
• Des détails supplémentaires peuvent être ajoutés ultérieurement, notamment le nom de votre Animateur, le format de l’événement, la ville, une description détaillée, des mentions et une image. Vous pouvez également permettre aux parties intéressées de vous contacter directement.
• Vous êtes invité à Annoncer votre Concertation sur la Passerelle le plus tôt possible, mais pas plus tard que quatre semaines avant votre événement. En annonçant votre événement sur la Passerelle, il sera indiqué sur la Carte Mondiale des Concertations et les détails de votre Concertation seront visibles par tous.

PLANIFIER

1. Créez l’ordre du jour de votre événement de Concertation avec vos Soutiens aux Concertations et votre Animateur. Tenez également compte du Modèle de Déroulement (Excel). Si des invités spéciaux font des présentations de haut niveau et des observations préliminaires, ils doivent être identifiés.
2. Faites une liste des différents participants. Les Concertations pour le Sommet sur les systèmes alimentaires s’articulent autour des personnes qui y participent. Tenez compte de la diversité et en particulier des Principes d’engagement du Sommet lorsque vous établissez votre liste d’invités (pour plus d’informations, reportez-vous à la page 11 du Manuel de Référence). Une fois que vous avez défini la liste, allez à la page de de votre Concertation dialogue et saisissez la liste dans l’onglet « Gérer les invités » – c’est un moyen utile de suivre les invitations et de recueillir des informations sur le profil de vos participants pour le Formulaire de Compte-rendu Officiel (après la Concertation).
   Il n’est pas nécessaire de gérer les invités sur la Passerelle. Si vous utilisez un autre outil pour gérer vos invitations, veuillez vous référer aux exigences du Formulaire de Compte-rendu Officiel afin de pouvoir recueillir les informations nécessaires pour apprécier la diversité et l’inclusion : Tranche d’âge, sexe, Groupe de parties prenantes et Secteurs.
3. Envoi des invitations. Un modèle d’invitation aux Concertations pour le Sommet est à votre disposition mais vous pouvez également créer la vôtre.
   Pour protéger la confidentialité de vos participants lors de l’envoi de mails de groupe, utilisez toujours le champ copie conforme invisible (CCI) pour vous assurer que les adresses électroniques ne sont pas partagées avec l’ensemble du groupe. L’invitation à une Concertation pour le Sommet sur les systèmes alimentaires est strictement personnelle et ne doit pas être transférée, car un transfert incontrôlé des invitations pourrait perturber la diversité de votre Concertation.
4. Préparez le contexte et confirmer les sujets de discussion et les questions pour votre Concertation (reportez-vous à la page 12 et 13 du Manuel de Référence pour plus d’informations et consulter des exemples). Une fois les sujets de discussion et les questions confirmés, insérez-les dans le Modèle de groupe de discussion des Facilitateurs afin de les transmettre ensuite aux Facilitateurs.
5. Choisissez vos Facilitateurs et assignez-les aux Groupes de discussion. Vous aurez besoin d’un Facilitateur par groupe de discussion, chaque groupe pouvant réunir entre 8 et 10 participants. Une fois les Facilitateurs identifiés, invitez-les à s’inscrire sur la Passerelle. Une fois qu’ils l’auront fait, ils pourront accéder aux documents de la Concertation et aux sessions de formation dédiées aux Animateurs et Facilitateurs. Fournissez aux Facilitateurs le modèle de groupe de discussion des Facilitateurs. Renseignez-vous pour savoir si les Facilitateurs trouveraient utile d’être assistés d’un rapporteur ou d’un preneur de notes. Si c’est le cas, ces derniers pourront être choisis parmi les participants confirmés. Note : Il est utile d’avoir un Facilitateur supplémentaire en réserve au cas où vous auriez besoin d’ajouter un groupe de discussion supplémentaire à la dernière minute.
   
6. Configurez et planifiez. Pour les Concertations en ligne, assurez-vous que votre plateforme permet l’utilisation de salles de réunion. Ce tutoriel en ligne peut s’avérer utile, et assurez-vous de disposer d’un nombre suffisant de licences pour le nombre d’hôtes et de techniciens dont vous aurez besoin. Pour les Concertations en présentiel, renseignez-vous sur la configuration de la salle de réunion et sur le lieu choisi, en vous assurant également qu’il n’y a pas eu de changement dans la réglementation COVID-19.
7. Finalisez votre présentation (Optionnel). Si vous utilisez une présentation lors de votre Concertation, ce jeu de diapositives standard est disponible pour votre utilisation et adaptation.
8. Finalisez le déroulement de vos Concertations et les rôles « le jour de l’événement ». Pour gérer la mise en œuvre technique d’un événement de Concertation, au moins deux personnes sont nécessaires, en plus de l’Animateur et des Facilitateurs. Pour gérer la mise en œuvre technique d’un événement de Concertation, au moins deux personnes sont nécessaires, en plus de l’Animateur et des Facilitateurs. Tous les participants doivent disposer d’une connexion internet fiable.
9. Finalisez la communication et les réseaux sociaux. Vous êtes invité à communiquer et à promouvoir votre Concertation sur les réseaux sociaux en utilisant le hashtag #SummitDialogues. Si vous utilisez Twitter, marquez le compte du Sommet @foodsystems. Note : Les informations divulguées au cours de la Concertation peuvent être rapportées par les personnes présentes, mais la source de ces informations ne peut pas être explicitement ou implicitement identifiée. Cela vise à encourager un espace sûr pour le partage, mais aussi à créer un espace où des idées peuvent être exprimées et des solutions identifiées On peut parler à ce propos de “Règle de Chatham House”. Dans certains cas, comme pour les intervenants de haut niveau, vous pouvez envisager de permettre à certains canaux ou personnes, y compris les médias, de prendre connaissance des discours d’ouverture, et la règle ne s’appliquerait donc pas. Consultez la page 25 du Manuel de Référence pour plus d’informations sur les communications.
10. Assignez les participants aux différents groupes de discussion. Il est recommandé que chaque groupe de discussion soit limité à dix personnes, y compris le Facilitateur et le rapporteur ou le preneur de notes (le cas échéant). Lorsque vous répartissez les participants dans les groupes de discussion, tenez compte une fois encore du principe d’inclusion de plusieurs parties prenantes. Les collègues de travail ou les personnes issues de domaines et d’expériences similaires doivent être affectés à des groupes différents. Une fois l’affectation réalisée, aucun autre participant ne doit être ajouté, mais préparez-vous à procéder à des ajustements de dernière minute. Vous devrez peut-être ajouter ou supprimer un groupe de discussion en fonction des inscriptions de dernière minute.
11. Envoyez les informations relatives à l’événement par mail aux participants. Les participants doivent être informés par mail 2 jours avant l’événement. L’objectif de ce mail est de solliciter une mise à jour de leur état de participation et de leur transmettre des informations spécifiques liées à l’événement telles qu’un lien et un mot de passe Zoom (pour les événements en ligne) et des documents à lire au préalable (le cas échéant).
12. Réunion finale de toute l’équipe de la Concertation (Coordonnateur, Animateur, Facilitateurs, Soutiens à la Concertation). L’objectif de cette réunion d’information préalable est de réunir l’équipe centrale de l’événement (Coordonnateur, Animateur, Facilitateurs et Techniciens de l’événement) pour passer en revue son déroulement et les principaux rôles et responsabilités. C’est le moment d’aborder les questions restées en suspens.
    Il peut également être utile de réfléchir aux questions que les participants sont susceptibles de poser et d’anticiper les réponses. Par exemple , pour les Concertations en ligne – Q : Quel est le mot de passe de connexion ? Q : Puis-je changer de groupe de discussion ? Q : Je ne parviens pas à accéder à mon groupe de discussion, que dois-je faire ?  Pour les événements en présentiel, vérifiez que tous les membres de l’équipe connaissent la réglementation locale applicable en matière de COVID-19, les détails du lieu, notamment les protocoles d’urgence et  les mesures d’urgence correspondantes.

ACCUEILLIR

• Organisez votre événement – Utilisez le Déroulement personnalisé. CSoyez attentifs et prêts à faire face à des problèmes inattendus, assurez-vous que votre Animateur, vos Facilitateurs et les participants sont bien accompagnés.
  

PUBLIER LE COMPTE-RENDU

• Préparez et envoyez votre compte-rendu officiel des Concertations pour le Sommet sur les systèmes alimentaires via le formulaire de compte-rendu officiel sur la Passerelle dès que possible, au plus tard deux semaines après votre Concertation. • Même si d’autres personnes peuvent rédiger les comptes-rendus officiels, c’est le Coordonnateur de la Concertation qui est chargé d’envoyer la version finale sur la Passerelle. Une fois le compte-rendu officiel envoyé, il est immédiatement publié en ligne et accessible au public.
• Restez en contact avec vos participants et avec le Sommet sur les systèmes alimentaires. Nous vous encourageons à rester en contact avec vos participants, à leur transmettre le compte-rendu officiel et à leur indiquer les prochaines étapes qui seront décidées.
• Célébrez votre Concertation pour le Sommet sur les systèmes alimentaires. Vous êtes invité à communiquer et à célébrer la réussite de votre Concertation sur les réseaux sociaux

Félicitations !

Vous avez mené à bien une Concertation et contribué au Sommet 2021des Nations unies sur les systèmes alimentaires de 2021 – vous jouez un rôle important en réunissant différents groupes de parties prenantes pour explorer, débattre et façonner les voies vers des systèmes alimentaires durables qui contribueront à tous les objectifs de développement durable.

Recommandation pour une discussion ouverte

Lorsqu’un certain niveau d’anonymat peut être respecté, les participants sont plus susceptibles d’être ouverts et honnêtes avec ce qui est dit. Cela est important pour la richesse de la discussion et la qualité de la Concertation. Par conséquent, les informations divulguées dans le cadre d’une Concertation peuvent être rapportées par les participants, mais la source de ces informations n’est pas forcément identifiée, explicitement ou implicitement.

Cette règle peut parfois être assimilée à « Chatham House Rule ».

Votre Coordonnateur, Animateur ou Facilitateur décideront si cette règle est appliquée lors de leur événement de Concertation et elle devra être communiquée le jour même à tous les participants par l’Animateur.

Ressources Clés

• Member State Dialogues Q&A
• Outline for the Member State Dialogues Programme
• Handbook for Member State Dialogues
• Executive Summary of the Handbook for Member State Dialogues
• Getting Started with the Member State Dialogues Programme