التحضير

1. 1. التسجيل في بوابة الحوارات بنجاح.
   2. إنشاء صفحة فعالية حوار مستقل ومن ثم يمكنك البدء في دعوة الداعمين والتعرف على منطقة المشاركة
   3. المشاركة في دورة تدريبية لمنظمي الحوارات المستقلة
   4. تحديد موضوع الحوار وعنوانه (الصفحة 12 من الدليل المرجعي، والصفحة 10 من الدليل الإرشادي، والنقر هنا للتعرف على أسباب أهمية النظم الغذائية وزيارة الموقع الإلكتروني لقمة الأمم المتحدة بشأن النظم الغذائية للحصول على أحدث المعلومات حول مسارات العمل والفريق العلمي المستقل).
   5. دعوة منسق الحوار إلى صفحة فعالية الحوار المستقل التي قمت بإنشائها (يمكن إرسال الدعوة من خلال علامة التبويب “إدارة المدعوين”) واطلب منهم التسجيل في البوابة لمراجعة المواد المتاحة والتسجيل في جلسة تدريب المنسقين والميسرين في أقرب وقت ممكن.

الإعلان

• تقتصر المعلومات المطلوبة للإعلان عن فعالية الحوار على عنوانها وبيانات منظم الحوار وتاريخ الفعالية ووقتها. ويمكن تعديل هذه التفاصيل لاحقًا.
• يمكن تحديث تفاصيل الفعالية لاحقاً من خلال إضافة المزيد من المعلومات مثل اسم منسق الحوار، وشكل الفعالية، والمدينة التي ستقام فيها، والوصف التفصيلي لها، والمساهمين فيها، وصورة عن الفعالية. كما يمكنك السماح للأطراف المهتمة بالتواصل معك مباشرة.
• نشجعك على نشر حوارك على البوابة في أبكر وقت ممكن، بشرط أن لا يتأخر ذلك عن أربعة أسابيع قبل موعد الفعالية. إن الإعلان عن الفعالية على البوابة، يعني نشرها أيضاً على الخريطة العالمية للحوارات وستظهر تفاصيل هذا الحوار للآخرين.

التخطيط

1. 1. إعداد جدول أعمال فعالية الحوار بالتعاون مع داعميك ومع منسق الحوار، ومراعاة مراجعة نموذج ملخص العرض (متوفر على هيئة ملف  Excel). إذا كان لديك ضيوف يتمتعون بمهارات خاصة في التقديم وإلقاء الكلمات الافتتاحية، فيجب تحديدهم.
   2. تحديد وإدارة قائمة المدعوين. تعتمد حوارات قمة النظم الغذائية على الأشخاص المشاركين فيها. فالرجاء مراعاة التنوع والالتزام بـ مبادئ المشاركة لقمة النظم الغذائية عند تجهيز قائمة الضيوف (لمزيد من المعلومات، راجع الصفحة 11 من الدليل المرجعي). وبمجرد تحديد القائمة، انتقل إلى صفحة فعالية الحوار وأدخل القائمة في علامة التبويب “إدارة المدعوين”، حيث تساعد هذه الطريقة على تتبع الدعوات وجمع معلومات الملف الشخصي للمشاركين لاستخدامها في نموذج الملاحظات الرسمية ( بعد الحوار).
      ليس من الضروري إدارة المدعوين عبر البوابة، فإذا كنت تستخدم أداة أخرى لإدارة الدعوات، فعليك بالرجوع إلى متطلبات نموذج الملاحظات الرسمي لتتمكن من جمع المعلومات المطلوبة ومراعاة تنوع المشاركين وشمولهم، من حيث: الفئة العمرية، والنوع، ومجموعة أصحاب المصلحة، والقطاع.
   3. إرسال الدعوات، يتوفر قالب دعوة مصمم يمكنك التعديل عليه وإرفاقه برسائل البريد الإلكتروني التي سترسلها للمشاركين. إذا كنت ستوجه الدعوات لمجموعة من المشاركين عبر رسالة بريد إلكتروني واحدة، فيرجى حماية خصوصية المشاركين عن طريق استخدام حقل “نسخة مخفية” (BCC) لضمان عدم مشاركة عناوين البريد الإلكتروني مع أفراد المجموعة. إن دعوات المشاركة في حوارات قمة النظم الغذائية هي دعوات شخصية ولا ينبغي تحويلها للآخرين حيث أن التحويل غير المنضبط لهذه لدعوات قد يؤثر سلباً على تنوع المشاركين في الحوار.
   4. إعداد أي مواد مرجعية وتأكيد مواضيع المناقشة والأسئلة السريعة (راجع الصفحتين 12 و13 من الدليل المرجعي لمزيد من المعلومات والأمثلة). وبمجرد تأكيد موضوعات المناقشة والأسئلة السريعة، قم بإدراجها في نموذج مجموعة المناقشة الخاص بميسر الحوار لنقلها لاحقًا إلى الميسرين.
   5. اختيار الميسرين وإسناد مجموعات المناقشة إليهم. ستحتاج إلى منسق واحد لكل مجموعة مناقشة، بحيث تتكون كل مجموعة من 8 إلى 10 مشاركين. وبمجرد تحديدهم، اطلب منهم التسجيل في البوابة لمراجعة المواد المتاحة والتسجيل في جلسة تدريب منسق الحوار وميسر الحوار. شارك قوالب مجموعة المناقشة مع الميسرين واسألهم عما إذا كانوا سيستفيدون من وجود مدون ملاحظات أو أحد المتخصصين في كتابة محاضر الاجتماعات. ملاحظة: من المفيد أن يتوفر لديك مُيسراً إضافياً على سبيل الاحتياط فقد تحتاج إلى إنشاء مجموعة مناقشة إضافية في اللحظة الأخيرة.
   6. الإعداد والجدولة. بالنسبة إلى الحوارات المقامة عبر الإنترنت، يرجى التأكد من أن المنصة الإلكترونية التي ستستخدمها توفر ميزة الغرف الجانبية. قد تستفيد من هذه المادة التعليمية حول تطبيق Zoom وتأكد من توفر رخص كافية لديك حسب عدد المضيفين وأفراد الدعم الفني الذين ستحتاجهم. بالنسبة إلى الحوارات التي تستلزم حضوراً شخصياً، تأكد من إعداد غرفة الاجتماعات في المكان الذي اخترته، وتأكد أيضًا من عدم تغير اللوائح والإجراءات الاحترازية الخاصة بجائحة فيروس كورونا المستجد (COVID-19).
   7. إنهاء عرضك التقديمي (اختياري). إذا كنت ستجهز عرضًا تقديميًا لاستخدامه أثناء فعالية الحوار، فيمكنك الاستعانة بهذه المجموعة من الشرائح القياسية والتعديل عليها.
   8. إنهاء ملخص العرض وأدوار “يوم الفعالية”. لإدارة التنفيذ الفني لفعالية الحوار، يلزم وجود شخصين على الأقل إلى جانب منسق الحوار وميسري الحوار. فإذا كنت ستستضيف الحوار عبر الإنترنت، فيجب أن يكونوا على دراية كبيرة بالمنصة المستخدمة، بما في ذلك إدارة الغرف الفرعية، ويجب أن يتوفر لدى الجميع اتصالاً جيداً بشبكة الإنترنت.
   9. إجراء الاتصالات والتواصل الاجتماعي. ندعوك إلى النشر عن الحوار الخاص بك والترويج له على وسائل التواصل الاجتماعي باستخدام الوسم #SummitDialogues. وفي حالة استخدام تويتر، يرجى الإشارة إلى حساب @foodsystems في التغريدات التي ستنشرها. ملاحظة: يمكن رفع تقارير بشأن المعلومات التي تتداول أثناء الحوار، لكن لا ينبغي أبداً الإفصاح عن هوية مصدر تلك المعلومات، سواء كان ذلك بشكل صريح أو ضمني، ويهدف ذلك إلى خلق مساحة آمنة لمشاركة الجميع بشكل متساوٍ، بحيث تساعد على استنباط الأفكار وإيجاد الحلول. هذه القاعدة يشار إليها أحيانًا باسم “قاعدة تشاتام هاوس”. إلا إنه في بعض الحالات، إذا كان لديك متحدثون رفيعو المستوى، فقد يتطلب الأمر تمكين وسائل الإعلام من إذاعة الكلمات الافتتاحية، وبالتالي لن تنطبق هذه القاعدة. يُرجى الاطلاع على الصفحة 25 من الدليل المرجعي للحصول على مزيد من الإرشادات حول عملية التواصل.
   10. توزيع المشاركين على مجموعات المناقشة: يوصى بعدم حضور أكثر من عشرة أشخاص في كل مجموعة مناقشة، بمن فيهم منسق الحوار ومدون الملاحظات أو كاتب محضر الاجتماع (إن أمكن). وعند تقسيم المشاركين في مجموعات، من المهم التأكد مجدداً من مراعاة مبدأ التعددية في مشاركة أصحاب المصلحة، حيث يجب توزيع زملاء العمل أو أصحاب التخصصات والخبرات المشابهة على مجموعات مختلفة. وبمجرد الانتهاء من هذه المهمة، ينبغي التوقف عن إضافة المزيد من المشاركين، لكن يجب البقاء على استعداد لإجراء أي تعديلات ضرورية قد تطرأ في اللحظة الأخيرة، فقد تحتاج إلى إضافة مجموعة مناقشة أو حذفها في حالة تأخر بعض عمليات التسجيل أو عدم قدرة بعض الأشخاص على الانضمام.
   11. إرسال معلومات ما قبل الفعالية إلى المشاركين عبر البريد الإلكتروني قبل يومين من إقامة الفعالية. وتهدف رسالة البريد الإلكتروني هذه إلى التأكد من قدرة المدعوين على المشاركة وإلى تزويدهم ببعض المعلومات ذات الصلة بالفعالية التي سيشاركون فيها مثل رابط مؤتمر الفيديو عبر الإنترنت وكلمة المرور (في حالة الفعاليات المقامة عبر الإنترنت) وأي مواد مرجعية يمكن قراءتها مسبقاً (إن أمكن).
   12. المراجعة النهائية مع فريق الفعالية (منظم الحوار، منسق الحوار، ميسر الحوار، داعمي الحوار – بمن فيهم الفريق الفني). وتهدف هذه المراجعة إلى جمع الفريق الأساسي واستعراض ملخص العرض والأدوار المهمة والمسؤوليات الرئيسية. إنها تشكل لحظة مهمة للإجابة على أية أسئلة معلقة. وقد تكون مفيدة أيضًا في التفكير في أنواع الأسئلة التي من المتوقع أن يطرحها المشاركون وتجهيز أنسب الإجابات عليها. وبالنسبة للفعاليات المقامة عبر الإنترنت، قد يشمل ذلك الأسئلة التالية: س: ما كلمة المرور التي ستستخدم لتسجيل الدخول؟ س: هل يمكنني تغيير مجموعات المناقشة؟ س: ماذا أفعل إذا لم أتمكن من الوصول إلى مجموعة المناقشة الخاصة بي؟ بالنسبة للفعاليات التي تستلزم حضوراً شخصياً، تأكد من دراية جميع أعضاء الفريق باللوائح والإجراءات الاحترازية المفروضة على المستوى المحلي للحد من انتشار فيروس كورونا المستجد (COVID-19) وتفاصيل مكان الفعالية، علاوةً على بروتوكولات الطوارئ وأية تدابير طوارئ أخرى ذات صلة.

استضافة الحوار

• عقد فعالية الحوار – استخدم “ملخص العرض” الذي قمت بإعداده خصيصاً لهذه المناسبة، كما ينبغي عليك التفكير في المشكلات غير المتوقعة والاستعداد لها، والتأكد من توفر الدعم المناسب للمنسقين والميسرين والمشاركين.
• يجب على الميسرين و / أو مدوني الملاحظات تعبئة نماذج مجموعة المناقشة وإرسالها في أقرب وقت ممكن، بشرط أن لا يتأخر ذلك عن يومين بعد انتهاء الفعالية.
• بالتوفيق!
  

نشر الملاحظات

• تجهيز ملاحظات الحوار وإكمالها وإرسالها إلى قمة النظم الغذائية عن طريق تعبئة نموذج الملاحظات الرسمية الموجود بصفحة فعالية الحوار في أقرب وقت ممكن ويفضل أن يتم ذلك في غضون أسبوعين بعد انتهاء فعالية الحوار. وبينما يمكنك أن تحظى بدعم الآخرين في صياغة الملاحظات الرسمية، إلا أن إرسال النسخة النهائية من الملاحظات يظل مسؤولية منظم الحوار، والتي بمجرد إرسالها إلى القمة سيتم نشرها على شبكة الإنترنت وستكون متاحة للجمهور.
• البقاء على اتصال مع المشاركين وقمة النظم الغذائية. نشجعك على البقاء على اتصال مع المشاركين ومشاركة الملاحظات الرسمية معهم والإشارة إلى أي خطوات تالية يتم تحديدها.
• الاحتفال بنجاح حوار قمة النظم الغذائية. بادر بالإعلان عن نجاح الحوار الخاص بك والاحتفال بذلك على وسائل التواصل الاجتماعي وبين أعضاء الشبكة التي تنتمي إليها ومع مسارات العمل لقمة النظم الغذائية والمجموعة المستقلة، وذلك عن طريق منصة المجتمع.

تهانينا!

لقد أكملت حوارًا وساهمت في قمة الأمم المتحدة بشأن النظم الغذائية لعام 2021 – أنت تلعب دورًا مهمًا في جمع مختلف أصحاب المصلحة على طاولة الحوار لاستكشاف ومناقشة وصياغة مسارات عمل النظم الغذائية المستدامة التي من شأنها أن تساهم في تحقيق جميع أهداف التنمية المستدامة.