Организация независимого диалога

Готовы начать организацию диалога, посвященного саммиту по продовольственным системам?

Начните с изучения пошагового руководства, где поясняются все основные аспекты: выбор темы, деление участников на секции, работа над официальным отчетом и т.д. Кроме того, у нас есть маркетинговые материалы, с помощью которых можно будет намного проще объяснить важность проведения диалогов. Наконец, благодаря инструментарию для социальных сетей у вас будет возможность привлечь максимальное число участников, взаимодействовать со СМИ и поделиться основными результатами.

Успех диалога организатору принесут три следующих важных аспекта:

  1. Следование принципам и задачам саммита. Они описаны на странице саммита, и с ними стоит ознакомиться всем, кто будет принимать участие в диалоге.
  2. Анонсирование диалога. Перейдите на страницу «Диалоги», выберите пункт «Создать независимый диалог», заполните все необходимые данные и нажмите «Анонсировать». Далее следует поделиться новостью о диалоге в социальных сетях.
  3. Официальный отчет. По завершении диалога следует заполнить бланк официального отчета, который также есть на странице «Диалоги», а затем нажать кнопку «Опубликовать». Помимо этого, следует выложить на общественном портале саммита, а также сообщить о нем представителям саммита (координаторам по направлениям действий, членам научно-исследовательской группы и кураторам.

При публикации информации о диалоге следует пользоваться шаблонами маркетинговых материалов.

Сведения, представленные на этой странице, взяты из справочного руководства для организаторов и руководства по независимым диалогам. Обязательно загрузите эти ресурсы, а также пользуйтесь списком задач организатора (в формате Excel) в процессе подготовки к диалогу. Приблизительный сценарий типичного диалога, посвященного саммиту по продовольственным системам, можно просмотреть здесь. Организаторы независимых диалогов вправе выбирать конкретную тему мероприятия и соответствующим образом адаптировать стандартную методологию. Единственными обязательными требованиями являются следование принципам участия в саммите, наличие разносторонних заинтересованных групп и публикация отчета на портале Gateway. По всем вопросам можно обращаться в службу поддержки.

Начните готовиться к диалогу как можно раньше!

ПОДГОТОВКА

    1. Зарегистрируйтесь на портале Gateway (выполнено).
    2. Создайте страницу независимого диалога, пригласите помощников, ознакомьтесь с разделом «Участие».
    3. Пройдите тренинг для организаторов независимых диалогов.
    4. Дайте диалогу название и определитесь с основной темой (см. с. 12 справочного руководства, с. 10 руководства по независимым диалогам, страницу сайта «Значимость продовольственных систем» и сведения о направлениях деятельности и научно-исследовательской группе на сайте саммита ООН).
    5. Пригласите модератора диалога (вкладка «Приглашенные лица») и попросите его зарегистрироваться на портале Gateway, ознакомиться с материалами и как можно быстрее записаться на тренинг для модераторов и координаторов.

В идеале – за месяц до проведения диалога.

АНОНС

  • Для анонсирования диалога достаточно названия мероприятия, сведений об организаторе и даты и времени проведения.
  • Впоследствии анонс можно будет отредактировать: в частности, добавить сведения о модераторе, формате мероприятия и месте проведения, а также описание, благодарственные слова и контактные данные.
  • Анонс диалога должен состояться как можно раньше – по меньшей мере, не позже чем за месяц до начала мероприятия. Анонсированный диалог появится на карте, и сведения о нем станут общедоступными.

От 1 месяца до 2 дней до проведения диалога.

ПЛАНИРОВАНИЕ

    1. Создайте план диалога совместно с помощниками и модератором, опираясь на данный сценарий (в Excel-формате). Если на мероприятии будут присутствовать высокопоставленные гости, их представление и выступления следует оговорить заранее.
    2. Определите состав приглашенных В диалогах, посвященные саммиту по продовольственным системам, самое главное – участники. Определяя их состав, руководствуйтесь принципами разнообразия и участия в саммите (см. с. 11 справочного руководства). Получив список приглашаемых лиц, загрузите его на вкладку «Приглашенные лица»: так будет проще отслеживать статус приглашений, а впоследствии и заполнять отчет. Можно работать с этими же данными и не на портале Gateway, однако в этом случае необходимо обеспечить полное соответствие сведений бланку отчета, в частности в отношении разнообразия участников по таким признакам, как возрастной диапазон, род занятий и представляемая отрасль.
    1. Отправьте приглашения (для удобства можно воспользоваться этим шаблоном). Если приглашения отправляются по электронной почте множеству адресатов, используйте опцию «Скрытая копия» (bcc), чтобы соблюсти все правила в отношении конфиденциальности. Приглашение на диалог, посвященный саммиту по продовольственным системам, является именным и не может передаваться сторонним лицам, поскольку бесконтрольная передача может привести к нарушению принципа разнообразия.
    2. Подготовьте вспомогательные материалы, определите темы для обсуждения и составьте мотивирующие вопросы (сс. 12-13 справочного руководства). Темы и вопросы также следует занести в шаблон координатора секции, который впоследствии будет передаваться координаторам.
    3. Пригласите координаторов и назначьте их в соответствующие секции (по одному координатору на каждую секцию из 8-10 человек). Координаторам также нужно будет зарегистрироваться на портале Gateway, изучить подготовительные материалы и пройти тренинг для модераторов и координаторов. Передайте координаторам шаблоны и уточните у них, нужна ли им будет помощь секретаря. Примечание. Целесообразно иметь как минимум одного координатора в запасе, на случай если в последний момент понадобится ввести еще одну секцию.
    4. Подготовьте площадку для мероприятия. Если диалог будет проходить онлайн, убедитесь, что в используемой вами программе есть функция виртуальных переговорных комнат, а также что у вас достаточно лицензий и персонала для осуществления технической поддержки. В частности, рекомендуем прочитать эту статью о платформе Zoom. Если мероприятие очное, забронируйте нужное число переговорных комнат в месте его проведения и уточните, нет ли каких-либо специальных требований в связи с COVID-19.
    5. Завершите работу с презентацией (факультативно). Если в ходе проведения диалога будет использоваться презентация, ее следует составлять по этому образцу.
    6. Утвердите сценарий мероприятия и ключевые роли. Помимо модератора и координаторов, диалог поддерживается минимум двумя техническими специалистами. Если диалог проходит онлайн, все, кто участвует в его организации, должны обладать знаниями функций онлайн-платформы (например, управления виртуальными переговорными комнатами), а также иметь доступ к стабильному интернет-подключению.
    7. Проведите работу со СМИ и социальными сетями. Сообщите о своем диалоге в соцсетях, используя хэштег #SummitDialogues (в публикациях Twitter отвечайте аккаунт саммита @foodsystems). Примечание. Сведения, полученные в ходе диалога, сообщать можно, однако источники этих сведений должна остаться в тайне, поскольку в таким режиме обмен мнениями и мыслями происходит максимально продуктивно. В некоторых случаях (например, при публикации в СМИ вступительных речей высокопоставленных докладчиков) данное правило может не применяться. Подробнее на эту тему см. с. 25 справочного руководства.
    8. Распределите участников по секциям. В одной секции не может быть более 10 человек, включая координатора и, если таковой имеется, секретаря. При распределении, опять же, необходимо учитывать принципы разнообразия представительств заинтересованных сторон, поэтому, например, участники, работающие на одном предприятии или имеющие сходный опыт, должны распределяться в разные секции. После распределения новые участники уже, как правило, не принимаются, однако следует иметь в виду, что в последний момент может возникнуть необходимость добавить новые секции или снять уже зарегистрированные, поскольку одни участники не смогут прибыть на мероприятие, а другие, напротив, зарегистрируются с опозданием.
    9. Отправьте предварительное электронное письмо участникам. За два дня до начала мероприятия участники должны получить письмо, содержащее запрос подтверждения участия, а также сведения, необходимые для посещения диалога (ссылка на конференцию и пароль для онлайн-мероприятия, вспомогательные материалы и т.д.).
    10. Проведите финальное совещание с участниками организации диалога (модератором, координаторами, помощниками, техническими специалистами), чтобы окончательно утвердить сценарий и роли, а также ответить на оставшиеся вопросы. Также можно заранее продумать, какого рода вопросы могут возникнуть у участников: например, при проведении онлайн-мероприятия участник может спросить, где найти логин и пароль, можно ли перейти в другую секцию, как попасть в свою секцию и т.д. Если мероприятие проходит очно, убедитесь, что все, кто занимается организацией диалога, знакомы с местными распоряжениями относительно COVID-19, а также с площадкой, на которой будет проходить диалог (включая план эвакуации и план действий в случае возникновения чрезвычайной ситуации).

В день проведения диалога.

ПРОВЕДЕНИЕ

  • Проведите мероприятие согласно утвержденному плану/сценарию, при этом будьте готовы к нестандартным ситуациям и обеспечьте максимальную поддержку модератору, координаторам и участникам.
  • Отследите, чтобы координаторы заполнили свои шаблоны и отправили их вам не позже чем через два дня после завершения диалога.

В течение 2 недель по окончании диалога.

ПУБЛИКАЦИЯ ОТЧЕТА

  • Подготовьте и отправьте отчет для саммита, используя соответствующий бланк. Сделать это нужно как можно быстрее (не позднее двух недель после окончания мероприятия). Пользоваться помощью при составлении отчета не запрещается, однако отправить финальную версию должен именно организатор. После отправки отчета он будет находиться онлайн в публичном доступе.
  • Оставайтесь на связи с участниками диалога и представителями саммита. В частности, рекомендуется отправить участникам отчет и сообщить, какие дальнейшие шаги будут предприниматься в отношении этого или других диалогов.
  • Сообщите о том, что диалог состоялся, в социальных сетях, а также своим контактам, представителям направлений деятельности и независимым группам через общественный портал.

Готово!

Вы успешно провели диалог и внесли свой вклад в саммит ООН по продовольственным системам, сыграв значительную роль в координировании мероприятия, которое поможет добиться целей устойчивого развития.