PREPÁRESE

1. Regístrese en la página de Dialogues – ¡Éxito, ya está aquí!
2. Inicie la creación de una página de evento de Diálogo Independiente donde puede comenzar a invitar simpatizantes y familiarizarse con la Zona de Participación.
3. Participe en una sesión de formación para Convocantes del Diálogo Independientes
4. Defina el enfoque y el título de su Diálogo de la Cumbre (página 12 del Manual de Referencia, página 10 del Manual, y haga clic aquí para obtener más información sobre Por qué son importantes los Sistemas Alimentarios y visite el sitio web de la Cumbre sobre Sistemas Alimentarios de las Naciones Unidas para encontrar la información más reciente de las Rutas de acción y grupo científico independiente).

5. Identifique a su Aministrador del Diálogo en la página del Evento de Diálogo de los Estados Miembros (en la pestaña «Administrar invitados») y pídales que se registren en la zona de participación para revisar los materiales disponibles y registrarse para las sesiones de capacitación de curadores y facilitadores.

ANUNCIAR

• La única información necesaria para anunciar su evento de Diálogo es el Título del evento de Diálogo, la información del Convocante y la Fecha y Hora. Estos detalles se pueden editar posteriormente.
• Se pueden agregar detalles adicionales en una etapa posterior, incluido el nombre de su Administrador, el formato del evento, la ciudad, una descripción detallada, agradecimientos y una imagen. También puede permitir que las partes interesadas se comuniquen con usted directamente.
• Se le anima a anunciar su diálogo en el portal lo antes posible, pero a más tardar cuatro semanas antes de su evento. Al anunciar su evento en el Portal, lo publicita en el Mapa Global de Diálogos y los detalles de su Diálogo serán visibles para otros.

PLAN

1. Crea la agenda de tu evento de Diálogo junto con tus seguidores y Administrador. Considere revisar la plantilla del Programa Detallado (Excel). Si tiene invitados especiales que hacen presentaciones de alto nivel y comentarios de apertura, deben ser identificados.

2. Definir y administrar la lista de invitados. Los Diálogos de Cumbres de Sistemas Alimentarios se construyen alrededor de las personas que participan en ellos. Tenga en cuenta la diversidad y especialmente los Principios de Participación de la Cumbre de Sistemas Alimentarios cuando elabore su lista de invitados (para obtener más información, consulte la página 11 del Manual de referencia). Una vez que haya definido la lista, vaya a la página del evento de Diálogo e ingrese la lista en la pestaña «Administrar invitados»; esta es una forma útil de realizar un seguimiento de las invitaciones y recopilar información del perfil de sus participantes para el Formulario oficial de comentarios (después del Diálogo ). No es necesario administrar invitados en la puerta de enlace. Si utiliza otra herramienta para administrar sus invitaciones, consulte los requisitos del Formulario de comentarios oficiales para que pueda recopilar la información necesaria para apreciar la diversidad y la inclusión: rango de edad, género, grupo de partes interesadas y sector.

3. Enviar invitaciones. Esta plantilla de invitación diseñada está disponible para que la adapte y la adjunte a los correos electrónicos de sus Participantes. Si está invitando a sus participantes por correo electrónico grupal, proteja la privacidad de sus participantes utilizando el campo Copia oculta (CCO) para asegurarse de que las direcciones de correo electrónico no se compartan con el grupo más grande. Una invitación a un Diálogo de la Cumbre de Sistemas Alimentarios es personal y no debe transferirse, ya que la transferencia incontrolada de invitaciones puede alterar la diversidad de su Diálogo.

4. Prepare todo el material de antecedentes y confirme los Temas de Debate y las Preguntas de Inicio (consulte las páginas 12 y 13 del Manual de referencia para obtener más información y ejemplos). Una vez que se confirmen los temas de discusión y las preguntas de inicio, insértelos en la Plantilla del Grupo de Debate  del facilitador para su posterior transmisión a los Facilitadores.

5. Elija a los Facilitadores y asígnelos a Grupos de Debate. Necesitará un Facilitador por grupo de debate, y cada grupo tiene capacidad para 8 a 10 participantes. Una vez identificados, pídales que se registren en el Gateway para revisar los materiales disponibles y que se registren para una sesión de formación para administradores y facilitadores. Comparta las plantillas del grupo de discusión con sus facilitadores y pregúnteles si les resultaría útil tener un relator o un anotador. Nota: Es útil tener un facilitador adicional en reserva en caso de que necesite agregar un grupo de debate adicional en el último minuto.

6. Configurar y programar. Para los Diálogos en línea, asegúrese de que su plataforma permita salas de reuniones. Este tutorial en línea de Zoom puede ser útil y garantizar que tenga suficientes licencias para la cantidad de hosts y personas de soporte técnico que necesitará. Para los Diálogos en persona, confirme la configuración de la sala de reuniones con el lugar elegido, asegurándose también de que no ha habido cambios en las regulaciones COVID-19.

7. Finaliza tu presentación. Si está utilizando una presentación durante su evento de Diálogos, este conjunto de diapositivas estándar está disponible para su uso y adaptación.

8. Completa los roles de Run of Show y «event-day«. Para gestionar la ejecución técnica de un evento de Diálogos se requieren al menos dos personas, además del Administrador y Facilitadores. Si está organizando un diálogo en línea, deben estar muy familiarizados con la plataforma que se utiliza, incluida la gestión de la sala de reuniones. Todo el mundo debería tener una conexión a Internet fiable.

9. Ultimar comunicaciones y redes sociales. Se le anima a comunicar y promover su Diálogo en las redes sociales utilizando el hashtag #SummitDialogues. Si usa Twitter, etiquete la cuenta Summit @foodsystems. Nota: La información revelada durante el Diálogo puede ser reportada por los presentes, pero la fuente de esa información puede no ser identificada explícita o implícitamente. La intención con esto es fomentar un espacio seguro para compartir, pero igualmente crear un espacio donde se puedan generar ideas e identificar soluciones. Esto puede denominarse «Reglas de Chatham House». En algunos casos, como con tener oradores de alto nivel, es posible que desee considerar permitir que los discursos de apertura estén disponibles para otros, incluidos los medios de comunicación, por lo que la regla no se aplicaría. Consulte la página 25 del Manual de referencia para obtener más orientación sobre las comunicaciones.

10. Asignar participantes a los grupos de debate. Se recomienda que no haya más de diez personas en cada grupo de debate, incluido el facilitador y el relator o anotador (si corresponde). Al asignar participantes a grupos de debate, es importante considerar una vez más el principio de inclusión de múltiples partes interesadas. Los compañeros de trabajo o personas de disciplinas y experiencia similares deben asignarse a diferentes grupos. Una vez que se haya realizado la asignación, no se deben agregar más participantes, pero esté preparado para ajustar esto en el último minuto. Es posible que deba agregar o eliminar un grupo de debate según los registros tardíos o las personas que no pueden unirse.

11. Envíe un correo electrónico con información previa al evento a los Participantes. Los participantes deben recibir un correo electrónico 2 días antes del evento. El objetivo de este correo electrónico es solicitar una actualización del estado de su participación y compartir información específica relacionada con el evento, como un enlace de conferencia web y una contraseña (para eventos en línea) y cualquier material de lectura previa (si corresponde).

12. Reunión informativa final con el equipo del evento de Diálogos (Convocante, Administrador, Facilitadores, partidarios del diálogo, incluido el equipo técnico). El objetivo de esta sesión informativa previa al evento es reunir al equipo central para revisar la ejecución del espectáculo y los roles y responsabilidades clave. Es un momento para abordar cualquier pregunta pendiente. También puede ser útil considerar los tipos de preguntas que los participantes pueden hacer y tener listas las respuestas estándar. Para eventos en línea, esto podría incluir: P: ¿Cuál es la contraseña de inicio de sesión? P: ¿Puedo cambiar los grupos de discusión? P: No puedo acceder a mi grupo de discusión, ¿qué hago? Para los eventos en persona, asegúrese de que todos los miembros del equipo estén familiarizados con las regulaciones locales de COVID-19, los detalles del lugar, incluidos los protocolos de emergencia y cualquier medida de contingencia relacionada.

PRESENTAR

• Celebre su evento: utilice el Run of Show personalizado durante la etapa de planificación. Esté preparado para problemas inesperados, asegúrese de que su Convocante, Facilitadores y Participantes estén bien apoyados.

PUBLICAR COMENTARIOS O CONCLUSIONES

• Prepare, complete y envíe sus comentarios sobre el diálogo a la Cumbre sobre sistemas alimentarios a través del Formulario Oficial de Comentarios adjunto a la página de su evento de Diálogo lo antes posible, idealmente dentro de las dos semanas posteriores a su evento de Diálogos. Si bien otros pueden ayudarlo a redactar los comentarios oficiales, como coordinador, usted es responsable de enviar la versión final. Una vez que se haya enviado el comentario oficial, se publicará en línea y será accesible al público.

• Manténgase conectado con sus participantes y la Cumbre de Sistemas Alimentarios. Se le anima a mantenerse en contacto con sus participantes, compartir los comentarios oficiales con ellos e indicar los próximos pasos que se están decidiendo.

• Celebre el Diálogo de la Cumbre sobre sistemas alimentarios. Comunique y celebre el éxito de su Diálogo en las redes sociales, entre su red y con Food System Summit Action Tracks y el grupo independiente a través de la Plataforma comunitaria.

¡Felicidades!

Ha completado un Diálogo y contribuido a la Cumbre de Sistemas Alimentarios de las Naciones Unidas de 2021; está desempeñando un papel importante al reunir a diferentes grupos de partes interesadas para explorar, debatir y dar forma a caminos hacia sistemas alimentarios sostenibles que contribuirán a todos los Objetivos de Desarrollo Sostenible.

Una regla recomendada para la discusión abierta

Cuando se puede prometer un cierto nivel de anonimato, es más probable que las personas que hablan sean abiertas y honestas. Esto es importante por la riqueza de la discusión y el valor del Diálogo. Por lo tanto, la información revelada durante un evento de Diálogo puede ser reportada por los presentes, pero la fuente de esa información puede no ser identificada explícita o implícitamente.

Esto a veces se conoce como la «Regla de Chatham House».

Su Convocante, Administrador o Facilitador le informará ese día si esta regla está vigente en su Diálogo específico.

Fuentes de Información

• Preguntas y respuestas sobre los Diálogos de los Estados Miembros de la Cumbre sobre los Sistemas Alimentarios
• Resumen del Programa de Diálogos de la Cumbre sobre los Sistemas Alimentarios convocados por los Estados Miembros de las Naciones Unidas
• Manual sobre el Diálogo de los Estados Miembros
• Primeros pasos Diálogos de los Estados Miembros de la Cumbre sobre los Sistemas Alimentarios